Quante volte ti è capitato che di ritorno da alcuni eventi non sei stato soddisfatto del tempo trascorso e provi un senso di disagio o quella sensazione di malcontento data dall’esperienza vissuta, quasi non vedevi l’ora di scappare?

Questa situazione può capitare sia in eventi privati, dove l’insoddisfazione ti farà ricordare la giornata con emozioni negative, ma anche in eventi corporate, in cui il danno causato dalla cattiva organizzazione causerà perdite ben maggiori al brutto ricordo, come la perdita di contatti, di fiducia e, conseguentemente, di vendite e guadagni.
Di quella brutta esperienza ti rimarrà l’amaro in bocca causato dalla cattiva organizzazione, dalla mancanza di persone interessanti, da intoppi e mal funzionamenti, poca disponibilità e, in generale, dalla noia.
Tutto ciò sarà dovuto alla poca pianificazione della logistica, ad una mancanza di visione d’insieme ed all’assenza o incompletezza della to do list e della timeline, preparate dagli organizzatori.

Ritengo che LA PIANIFICAZIONE DI UN EVENTO, PER PICCOLO CHE SIA, NON PUÒ E NON DEVE ESSER SOTTOVALUTATA: per organizzare un evento non ci si può limitare alla sola scelta del catering o della location migliore! Anzi questi non sono affatto i pilastri da cui partire, come spiego in questo articolo per organizzare l’Evento Perfetto.

Ogni evento o momento condiviso, private o corporate che sia, deve avere come punto cardinale e centrale il suo target, cioè il protagonista, ma i partecipanti, le persone che prenderanno parte alla manifestazione, non devono essere dimenticati. Potenzialmente l’Evento Perfetto – da una fiera a una convention aziendale, dalla presentazione di un servizio al lancio di un nuovo prodotto, da una cena di fine anno ad una festa privata – può e deve trasformarsi in un evento esperienziale.

In accordo con gli economisti Pine e Gilmore, si può affermare che le persone non siano solo interessate all’evento in sé, ma a tutta una serie di emozioni e sensazioni che tale momento suscita in loro. L’unicità del momento è data dalla sua spettacolarizzazione e dal suo significato profondo che convoglia tutta una serie di sensazioni positive.
Chi organizza un evento, quindi, deve costruire diversi significati e “mondi possibili” che riempiano di senso simbolico e valoriale Il momento vissuto. Se volete approfondire le teorie di questi autori, vi consiglio di cliccare qui per poter leggere il loro lavoro: Pine J. B. II, Gilmore J. H., (2000) L’economia delle esperienze, Etas, Milano, Italia

Ma come si può creare un’iniziativa esperienziale percepita come “unica”, tagliata su misura e coinvolgente a livello emotivo, fisico, intellettuale, per poter far breccia nella mente e nel cuore dei nostri invitati?

I metodi da utilizzare sono diversi per quanto riguarda gli eventi corporate e gli eventi privati, ma partono tutti dal principio della centralità del partecipante. In questo articolo mi ti suggerirò alcune tecniche utili per gli le feste private, ma se vuoi approfondire anche la sfera degli eventi di business clicca qui e leggi questo pezzo.

Eventi Privati

Dovendo organizzare un evento privato è sicuramente più difficile scindere il protagonista della festa dagli invitati e riuscire a costruire un’esperienza appagante per tutti.

È scontato che la celebrazione deve in primo luogo piacere al festeggiato o ai festeggiati, ma ciò non significa che i partecipanti devono annoiarsi! Lo stile e il mood dell’evento sarà studiato secondo i gusti del protagonista, ma un buon organizzatore cerca di creare momenti ed intrattenimenti che possano piacere anche agli invitati.

La regola aurea in questo tipo di eventi è il compromesso! Si può organizzare tutto purché sia particolare, coinvolgente e fluido.

Vediamo, quindi, quali tecniche possiamo utilizzare per personalizzare e rendere indimenticabile anche una festa privata.

1. La spettacolarizzazione
   Per rendere particolare un evento a prescindere dallo stile e dalle caratteristiche, il segreto è stupire i vostri ospiti.
   Location inusuale e memorabile, allestimenti e arredi innovativi, giochi interattivi, dettagli non scontati sono solo alcuni degli strumenti che possono aiutarci in questo obiettivo. I nostri fornitori sono fondamentali in tutto ciò e potranno darci consigli e suggerimenti utili per stupire i nostri invitati.

2. Il coinvolgimento
   Coinvolgere i partecipanti fin dal principio e farli sentire importanti durante l’evento è il miglior modo per gratificarli per la loro presenza.
   L’intera pianificazione e tutti gli elementi di comunicazione devono essere coerenti e coinvolgere gli ospiti in modo da far capire loro il mood che abbiamo scelto. Dobbiamo guidarli in quella che sarà la celebrazione, in modo da non farli mai sentire fuori posto o a disagio.

   Durante la giornata diamo agli ospiti più importanti un compito fondamentale, convogliamoli tutti con intrattenimenti e momenti interattivi, ideiamo modi per farli sentire protagonisti e apprezzati. Un altro segreto è quello di valutare bene la lista degli invitati cercando di renderla omogenea e, specie se l’evento sarà lungo, cercare di invitare più persone che si conoscano tra loro o che abbiano interessi comuni e quindi possano approfittare della festa per intessere relazioni.
   
   La noia è vietata! Lo ripeto: la noia è vietata in ogni evento che voglia definirsi Perfetto.

3. Intrattenimento continuativo
   Riprendendo il concetto di “noia vietata”, costruiamo una timeline fluida che non abbia interruzioni e buchi.
   Questo non significa stressare gli invitati con continue attività, anche un momento di relax è utile a far apprezzare l’esperienza! Tutto però deve sembrare pianificato e fluente, ci deve essere un momento per tutto e ogni parte dell’evento deve unirsi alle altre con armonia senza sembrare troppo lunga o troppo corta.

   Ad esempio, se abbiamo un evento con poche persone che si conoscono e tutte di una certa età possiamo privilegiare una lunga cena seduti, creeremo un tavolo unico dove tutti potranno partecipare alla conversazione. Mentre nel caso di festa con molti invitati, la parte della cena che consiglierei di enfatizzare è l’aperitivo a buffet dove ognuno può scegliere cosa degustare, con chi conversare e potrà spostarsi da una postazione all’altra in tutta libertà.
   Tra una parte e l’altra della celebrazione, se la venue lo permette, sarebbe bene cambiare stanza o luogo in modo che tutti i nostri ospiti abbiano occasione di visitare in toto lo spazio e godere di un’esperienza completa del ristorante o villa che li accoglie.

   Anche per quanto riguarda questo punto i nostri fornitori saranno un valido aiuto nell’articolare l’evento e la timeline. Quindi è fondamentale sceglierli bene e coinvolgerli nell’organizzazione. Per avere un quadro completo sulla scelta dei fornitori, leggi questo articolo.

Anche durante un evento privato gli invitati quindi devono poter vivere un’esperienza appagante perché, è ovvio che partecipano al momento per celebrare il festeggiato o i festeggiati, ma deve essere una giornata piacevole e stimolante anche per loro e deve produrre un ricordo indelebile nelle loro memorie.

Se hai bisogno di consigli o suggerimenti per rendere unica la tua festa, contattami pure! Se invece vorresti usufruire di un evento “chiavi in mano” scrivimi e troveremo la soluzione migliore per te!