Come scegliere i fornitori giusti per l’Evento Perfetto? Consigli, valutazioni e segreti per creare il tuo perfect team

Come scegliere i fornitori giusti per l’Evento Perfetto? Consigli, valutazioni e segreti per creare il tuo perfect team

Se questo non è il primo articolo che leggi sul mio blog, lo avrai sentito più volte: i fornitori corretti sono INDISPENSABILI alla riuscita dell’Evento Perfetto! Quindi come scegliere i fornitori giusti per creare il tuo perfect team?

Non mi stancherò mai di ripetere che riuscire ad avere una squadra preparata, coesa e sinergica è una delle componenti principali per il successo.

Questo non solo perché avere fornitori professionali assicura un buon servizio, ma soprattutto perché con la loro esperienza e capacità possono risolverci non pochi problemi, aiutarci affinché tutto fili liscio e consigliarci nelle scelte migliori.

Ma come effettuare questa scelta? Quali caratteristiche tenere in considerazione? Quanto empatica e quanto razionale è questa decisione?

Partiamo dal presupposto che non esiste il “Fornitore Perfetto”, ma c’è indubbiamente quello più adatto a noi e al nostro evento. Magari un presentatore scherzoso e coinvolgente è la scelta più azzeccata per un intrattenimento al pubblico o per un in store — evento dove un personaggio famoso firma le copie dei fan dentro un negozio o centro commerciale, la maggior parte delle volte la celebrity si presenta con più o meno ritardo e perciò sarà necessario intrattenere i fan in attesa del suo arrivo. Tuttavia non potrò utilizzare lo stesso presentatore per introdurre il Concerto di Capodanno a Vienna, a meno che la persona in questione non sia davvero flessibile e adattabile ad ogni situazione.
O per fare un altro esempio, adoro una location con un castello che sarà perfetta per una cena aziendale importante o un matrimonio fiabesco, ma per la festa di un bambino di 10 anni o per il lancio di un prodotto high tech forse non è la scelta più centrata…

La scelta del fornitore deve partire dalla definizione del target e del budget a disposizione, per approfondire questi due concetti ti consiglio di leggere questo articolo, devo poi considerare la zona dove farò l’evento e fare una valutazione in base al servizio offerto e al rapporto qualità/prezzo.

Il mio segreto è quello di vagliare tutte le opzioni, soprattutto se non si hanno ancora fornitori di fiducia.

Dopo una prima scrematura che potrai fare tranquillamente online e sui social, in cui ti farai un’idea dei lavori svolti e del tipo di eventi fatti, contatta chi ti ispira e fissa gli appuntamenti.

L’elemento importante è fare colloqui, tanti colloqui, ed arrivare preparati con tutta una serie di domande che possano fugare ogni nostro dubbio. Anche se non sei un esperto del settore, facendo più incontri inizierai a capire chi è preparato e chi no, chi è più professionale e chi comprende al primo sguardo ciò di cui tu hai bisogno.

Non è solo un fatto emotivo e di sintonia con le persone, ma l’empatia che si crea è molto importante! Come ho spiegato in questo pezzo, il tuo evento deve essere un’esperienza a 360° non solo per te, ma per tutti gli invitati, e per rendere possibile tutto ciò è necessario che con i collaboratori ci siano FIDUCIA e SINERGIA.
Già il fatto che al primo incontro vi troviate “sulla stessa lunghezza d’onda” è un fattore molto positivo.

In secondo luogo devi valutare il servizio, fatti mostrare il loro portfolio e cerca di capire se è in linea con ciò che vuoi. Chiedi loro consigli e suggerimenti già dal primo incontro per capire se sono proattivi e se il loro stile ti piace, ovviamente non sveleranno tutti gli assi nella manica, ma potrai conoscere meglio il loro lavoro.

Infine, passiamo alla parte più “materiale”, il prezzo, fatti fare un preventivo per il servizio che vorresti e confrontalo con gli altri. Mi sento di consigliarti di fare sempre una trattativa in modo da raggiungere il giusto compromesso e una soluzione che soddisfi tutti.

Ultima cosa, dopo aver scelto i vari fornitori, assicurati che si conoscano tra di loro. In caso contrario, fai in modo che si conoscano prima dell’evento, così potranno lavorare assieme nel migliore dei modi, senza intralciarsi l’un l’altro. Il momento delle presentazioni sarà l’occasione giusta per fornire a ciascuno di loro la timeline aggiornata e dettagliata che farà procedere la giornata senza imprevisti. Non sai cos’è una timeline? Vai subito a leggere quest’articolo!

In conclusione, il processo di scelta passa per gli step illustrati, ma le mie parole d’ordine sono: FIDUCIA e SINERGIA!

Lo so, lo sto ripetendo, ma sono davvero concetti importanti! La squadra che scegli deve essere coesa, affiatata e deve “remare” tutta nella stessa direzione. Un evento ben riuscito sarà un successo per tutti e ognuno contribuirà a tale risultato.
Ti svelo che io sono molto pignola nella scelta dei miei collaboratori e il fatto che con loro ci sia affinità sia lavorativa che emotiva è un plus per il nostro compito.
Il nostro lavoro non è un puro calcolo matematico in cui cambiando i fattori il risultato non cambia, noi abbiamo a che fare con le persone, con relazioni e con sentimenti e la sinergia che si crea deve essere palpabile.

Ora che ti ho svelato questi quid fai la tua scelta! Se vuoi qualche consiglio o suggerimento sui fornitori migliori, non esitare a scrivermi! Sarò felice di aiutarti!

Questo articolo ha 2 commenti.

  1. Bruno Augusto Pinat

    Bellissimo! Altissima professionalità che accompagna ad un modo di proporsi di grande livello. Complimenti vivissimi. Brava.

    1. Silvia

      Grazie mille Bruno per le belle parole!

Scrivi il tuo commento