Come organizzare l’Evento Perfetto: i 5 immancabili pilastri secondo SBP’Events

Come organizzare l’Evento Perfetto: i 5 immancabili pilastri secondo SBP’Events

Se stai leggendo questo articolo, nel tuo calendario c’è una data importante per la quale hai voglia di organizzare qualcosa…
Cosa c’è di meglio che approfittare di questo tempo in cui dobbiamo stare chiusi a casa per ordinare le idee e programmare tutto l’evento nei minimi dettagli, in modo che quando potremo festeggiare sia veramente Perfetto?

Proprio con lo spirito di impiegare al meglio il tempo in casa necessario al nostro Paese per vincere la sfida contro il Covid, ho deciso di aprire questo Blog per aiutare le persone che vogliono organizzare l’Evento Perfetto e condividere con loro la mia esperienza nel settore.
Se, prima di proseguire con la lettura, vuoi conoscermi meglio e approfondire il mio lavoro, ti consiglio di visitare la pagina Chi Sono, altrimenti entriamo subito in argomento e scopriamo assieme i pilastri per iniziare a pianificare il tuo evento.

Partiamo dal presupposto che gli eventi, ovviamente, sono tutti diversi e variano sia nei motivi che nei loro componenti. Una festa di laurea non sarà simile ad un matrimonio e un 50esimo di compleanno non assomiglierà assolutamente ad un evento aziendale. Tuttavia la pianificazione di ciascuno di questi eventi si basa sui 5 elementi fondamentali che a breve ti svelerò e che fungeranno da struttura portante della celebrazione. Prima di cominciare bisogna proprio considerare questi aspetti che non devono essere sottovalutati poiché se li ignori potresti crearti non pochi problemi. Tutto il resto viene dopo e dipende proprio da questi principi.

1) Il Target

L’obiettivo dell’evento è la prima variabile da considerare. Come obiettivo non intendo solamente il motivo della celebrazione, ma anche verso chi l’evento è rivolto. Un evento ben riuscito renderà felici sia i protagonisti che tutti gli invitati.

Ciò non è affatto scontato… in quante feste siete stati e vi siete annoiati o non vedevate l’ora che finissero? Ecco: questo nell’Evento Perfetto non dovrebbe succedere!!!

Ovviamente si sa che non tutti hanno gli stessi gusti e le stesse preferenze, ma quando si è organizzatori bisognerebbe tenere a mente che la maggior parte dei partecipanti dovrebbe trovare piacevole il tempo trascorso.
Il tempo di ognuno di noi è prezioso (la situazione attuale ce lo sta facendo capire) e in un mondo dove tutti hanno praticamente tutto, ciò che diventa importante sono le esperienze. Ogni momento che organizziamo per altri deve essere una bella esperienza che faccia vivere situazioni nuove e interessanti. Se vuoi approfondire la tematica dell’evento come esperienza non perderti questo articolo sugli eventi corporate e questo sugli eventi privati.

Quindi se organizziamo, ad esempio, una festa di laurea con tantissimi invitati e vogliamo fare il classico cartellone con gli scherzi (di moda nel Nord Italia, Veneto e Friuli in primis) dobbiamo tener conto, innanzitutto se il festeggiato apprezzerà o meno il gioco, ma soprattutto che, appunto, essendoci tanti invitati, non tutti saranno amici così stretti e, perciò, un cartellone che dura 15 ore con tutti gli aneddoti possibili ed immaginabili potrebbe risultare per i partecipanti moooolto noioso, in particolare se fatto in tarda serata. Gli invitati non avranno un bel ricordo e l’evento non sarà sicuramente memorabile. Meglio organizzare un intrattenimento di mezz’ora con i pochi episodi veramente famosi e spassosi in modo che tutti possano divertirsi e ridere insieme.
In ogni parte organizzativa, quindi, bisogna tenere a mente il target che ci guiderà in tutte le scelte: dalla location, al menù, allo svolgimento dell’evento.

Le parole chiave di questo primo pilastro sono: CONOSCERE e INTRATTENERE. Conoscere il protagonista cioè il festeggiato o i festeggiati, se organizziamo qualcosa per altri, e intrattenere tutti in modo che l’esperienza sia delle più positive e possa essere apprezzata anche da chi ha gusti diversi. Infine, il target deve essere bilanciato dal pilastro numero 2, che ora andiamo a scoprire.

2) Budget

Se il target è la parte più creativa, in cui si può spaziare con la fantasia, il budget è il pilastro che ci riporta alla realtà.
È inutile iniziare a pianificare l’addio al nubilato della nostra cara amica alle Seychelles, se poi il budget del gruppo è di 300€ a testa, anche se questo fosse il sogno della nostra amica! Con questa cifra potremmo valutare di affittare una casa al mare (se siamo in estate) e con tutta una serie di allestimenti creativi farle vivere le “Seychelles della porta accanto” …

Dobbiamo avere ben chiaro il nostro budget fin dal principio per poter valutare ciò che è fattibile e ciò che non lo è. Sapere quanto possiamo spendere ci aiuta a non perdere tempo organizzando cose del tutto irrealizzabili, ma concentrare ed impiegare tutte le nostre risorse per rendere indimenticabile ogni momento ed ottimizzando ciò che è a nostra disposizione.

Da target e budget partono tutte le decisioni in merito ai vari aspetti dell’evento che verranno stilati in quella che è la to do list.

3) To Do List

Anche definita “lista delle cose da fare”, anche se l’inglesismo rende meglio, è una lista di tutti gli aspetti da considerare e quando considerarli. Dopo aver ben definito i primi due punti è necessario iniziare a sviluppare in modo esecutivo la strategia pensata, definendo passo per passo tutte le cose da fare.

La to do list è presente in ogni evento, ma alcune delle sue voci cambiano a seconda del contesto e, soprattutto, cambia il momento per farle. La to do list di un matrimonio avrà la scelta della location e la definizione della venue con maggiore anticipo rispetto alla festa di laurea o alla festa di compleanno. Inoltre le caratteristiche di ciò che si cerca e di quando deve essere cercato varia da evento ad evento.

La to do list è fondamentale per organizzare tutto alla perfezione ed evitare di dimenticare qualcosa, è il nostro vademecum per pianificare tutto. Può avere l’aspetto della check list o degli appunti, contiene tutti i partner da coinvolgere, le tempistiche e i dettagli da considerare. È lo strumento più importante da avere sempre sotto controllo.

Proprio per la sua importanza puoi approfondire l’argomento e trovare dei modelli che potrai utilizzare in quest’articolo.

4) Timeline

Se la to do list è la lista necessaria alla pianificazione e il giorno dell’evento dovrebbe avere tutti i suoi punti “spuntati”, la timeline è il nostro vademecum per il giorno stesso. È una lista cronologica di ciò che avverrà durante la giornata con tutti i dettagli da tenere sotto controllo.

La timeline va condivisa con tutti i partner coinvolti, in modo che ognuno sappia cosa deve fare e quando farlo; questo è, secondo me, uno degli aspetti della sinergia e della condivisione fondamentale per la riuscita dell’evento.

Come la to do list, anche la timeline sarà diversa ad ogni evento, ma sarà imprescindibile perché tutto si svolga nel giusto ordine e non ci siano imprevisti, oppure se anche ci fossero con una buona timeline verrebbero tranquillamente risolti.

In alcuni eventi ci possono essere anche più timeline specifiche per ogni partner, ad esempio il catering avrà una timeline legata al servizio dei piatti, mentre il presentatore ne avrà una specifica con la scaletta del palco.
Il mio consiglio è di non creare troppi documenti per non fare confusione, ma di crearne uno unico da cui estrapolare le parti per i diversi fornitori.
Infine, nel caso di feste, è consigliabile che la timeline venga condivisa anche con ospiti strategici che ci aiuteranno nella riuscita della giornata, nel caso del matrimonio questi potrebbero essere i testimoni degli sposi.

Vorrei concludere consigliandoti di considerare sia la to do list che la timeline come i due strumenti tra te e il caos. Se sono ben fatte e vengono seguite la tua unica preoccupazione sarà goderti l’evento.

  • Sinergia

Infine l’ultimo pilastro da considerare è la sinergia con tutti i partner che avrai scelto per collaborare con te alla riuscita dell’evento. L’intesa con loro sarà imprescindibile, il segreto è scegliere fornitori preparati e professionali, spiegare bene il tuo obiettivo e condividere con loro la timeline, loro sapranno esattamente cosa fare.

Avere un buon team di lavoro ti assicura che ognuno saprà svolgere bene il proprio compito e quindi non avrai bisogno di seguire passo a passo il loro operato.
Tutti i desideri, le domande, le perplessità e i dubbi vanno trattati prima dell’evento, tutte le indicazioni devono essere fornite loro prima, in modo che la giornata fluisca senza interruzioni.

Una buona intesa con i partner è fondamentale anche nel caso di imprevisti, poiché una buona squadra che ha tutto pianificato e collabora bene sa come affrontarli e risolverli in tempi record. Per scoprire con quali tecniche e secondo quali caratteristiche scegliere i tuoi collaboratori clicca qui e leggi questo pezzo.

Infine FIDATI dei tuoi partner, se li hai scelti bene, loro conoscono il loro lavoro meglio di te (ovviamente) e perciò possono darti consigli utili o farti considerare aspetti che tu avresti ignorato. Il team è davvero fondamentale per la riuscita dell’Evento Perfetto!!!

Ora conosci anche tu i 5 pilastri per organizzare l’Evento Perfetto e puoi iniziare a pianificare il tuo momento speciale.

Ricorda: LA PIANIFICAZIONE è TUTTO! Se avrai pianificato bene non ti resterà che goderti la festa.

Se hai dubbi o domande per un evento particolare non esitare a scrivermi, sarò felice di poterti aiutare. Se invece hai solo un’idea di ciò che vorresti e ti piacerebbe essere seguito/a nell’organizzazione o vorresti semplicemente goderti il momento ed avere un evento “chiavi in mano” contattami e sceglieremo il percorso migliore per te!

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