La To Do List: lo strumento giusto per l’Evento Perfetto! Cos’è, quali sono le voci principali e con quali strumenti redigerla per semplificarti l’organizzazione?

La To Do List: lo strumento giusto per l’Evento Perfetto! Cos’è, quali sono le voci principali e con quali strumenti redigerla per semplificarti l’organizzazione?

La data è fissata, il target è chiaro, il budget è definito… ed ora???
Da dove si comincia a pianificare? Chi si contatta per primo? Quali tempistiche bisogna seguire?

Sono tutte domande opportune che sorgono appena ti rendi conto che dalla parte strategica del “cosa voglio” passi alla parte operativa del “cosa fare”. Per non entrare in agitazione e farti prendere dall’ansia il primo passo, a questo punto, è stilare una to do list.

La to do list, come spiego in quest’articolo, è uno dei 5 pilastri per organizzare l’Evento Perfetto ed è lo strumento che ti serve a capire cosa dovrai fare e quando. Questa lista varia di evento in evento sia nelle voci che nelle tempistiche, ma ha dei punti cardine che saranno uguali per ogni tipologia di manifestazione o celebrazione.

In questa lista troverai l’elenco di tutti i fornitori da contattare, delle varie voci da considerare e dei dettagli importanti per la riuscita della manifestazione.
La lista può essere creata con diversi strumenti sia elettronici, se sei una persona tecnologica, che cartacei se ami il profumo dei fogli e ti piace scrivere a mano. Qualunque sia la tua scelta, ricordati che dovrà essere sempre a portata di mano e facilmente consultabile per sapere se siamo sulla via corretta, se siamo in anticipo o in ritardo.

Prima di analizzare concretamente un esempio di to do list con gli elementi fondamentali, utilizzabile come modello per la creazione di qualsiasi evento, vorrei soffermarmi su alcuni strumenti per redigerla in modo da aiutarti a trovare il migliore.

Partiamo dagli strumenti cartacei: sono molto comodi e facilmente utilizzabili, possono essere portati sempre con sé e sono molto personalizzabili.
Nella scelta bisogna considerare che lo strumento dovrà essere maneggevole e facilitarci nel compito, quindi dovremo scegliere lo strumento che meglio soddisfa le nostre abitudini e i nostri gusti.
Se siamo abituati a lavorare con un’agenda che ci fornisca un calendario e la divisione giorno per giorno possiamo scegliere questo modello con la copertina rigida in ecopelle nera o questo in rosa. Entrambi hanno la chiusura elastica, una buona divisione delle pagine e spazio anche per prendere appunti.

Se invece siete più concisi, come me, e vi serve uno strumento immediato che vi garantisca se le cose sono state fatte o meno, allora potete scegliere un modello stile check list dove potete appuntarvi le cose da fare e spuntarle quando le avete fatte, magari mettendole in ordine cronologico.
Per questo tipo di strumento potreste usare questo notebook con copertina creativa, oppure questo, più elegante ed eco-friendly e social.

Qualunque sia lo strumento scelto, se il vostro gusto ricade sul cartaceo, ci saranno due aspetti da considerare:

  • non sarà facilmente modificabile, soprattutto se usate una penna indelebile, e, perciò, conterrà molte cose cancellate, eliminate e molte correzioni che potrebbero creare confusione;
  • non sarà condivisibile, a meno di fare fotocopie o screenshot.

Questi due elementi non si presentano con i programmi digitali che sono sempre a portata di Smart Phone, sono facilmente modificabili, senza creare fraintendimenti, e possono essere condivisi con un click.

Esistono tantissime app che consentono di creare delle to do list digitali, tutte sono più o meno complesse e più o meno costose. Una molto bella per Mac è NoteTaker4 che consente di creare liste aggiungendo immagini, pagine google e media. Altre App sono più semplici come To do list che permette di creare check list funzionali sia su IOS che su Google Play.
Infine non dobbiamo dimenticarci di menzionare Note il programma per I-Phone e Mac completo, condivisibile e sempre aggiornato.

Una volta scelto lo strumento cominciamo a scrivere la nostra lista. Come ti ho già menzionato in questo articolo troverai una list to do base e utile per ogni evento. Per una lista più dettagliata e personalizzata, non esitare a contattarmi e la compileremo assieme.

Ecco la nostra to do list in ordine cronologico:

  • Definire la data
  • Stabilire il budget
  • Definire il numero degli invitati
  • Pensare alla location
  • Prenotare la venue e il servizio di ristorazione
  • Contattare il DJ, il presentatore e l’eventuale intrattenimento musicale
  • Contattare il fotografo
  • Contattare il videomaker
  • Stilare i documenti necessari
  • Iniziare a pensare a dettagli e allestimenti
  • Fare lista degli invitati
  • Preparare gli inviti
  • Inviare gli inviti
  • Stilare la lista dei partecipanti
  • Scegliere gli allestimenti ed eventuali cadeaux
  • Scegliere il menù e informare la ristorazione su eventuali intolleranze o preferenze alimentari
  • Assicurarsi che tutti i partecipanti abbiano le informazioni necessarie
  • Stilare la lista definitiva e organizzare i tavoli
  • Comunicare lista e tavoli alla ristorazione
  • Concordare la timeline con tutti i fornitori
  • Assicurarsi che tutti i dubbi siano fugati ripercorrendo mentalmente tutto l’evento
  • Godersi la giornata

Tutte queste voci sono ricorrenti in ogni tipologia di evento, come già specificato ciò che cambia sono le tempistiche e le aggiunte, ad esempio durante un evento di business come la cena di fine anno aziendale bisognerà anche prevedere una presentazione e una scaletta per tutti i saluti, mentre per un battesimo sarà fondamentale la scelta degli abiti. Inoltre, ciò che cambierà sarà anche il post evento che in una festa privata comporterà la condivisione di foto e video in tempistiche dilazionate, mentre in un evento corporate la post produzione dei contenuti dovrà essere fatta in tempi rapidi, la comunicazione alla stampa dovrà essere tempestiva e il follow up dovrà essere efficace.

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