In queste settimane di emergenza per il Covid 19 è importante stare a casa e prendere tutte le precauzioni tra cui l’infelice, ma necessario, distanziamento sociale. Per questo motivo tutti gli eventi pianificati, che inevitabilmente comportano assembramenti, devono essere riprogrammati.
Quindi, la domanda sorge spontanea:
Come gestire il tuo evento durante l’emergenza Coronavirus?
Questo è il quesito che tutti coloro che hanno un evento in programma si pongono e le risposte possono variare a seconda dell’evento e della sua data.
Se la data è prefissata entro metà giugno, dovrai necessariamente decidere se annullarlo o posticiparlo, nel caso in cui la data sia successiva puoi ancora rimanere in stand by per capire come evolverà la situazione…
Tuttavia, poiché nessuno sa ancora cosa succederà nei prossimi mesi, essendo una situazione completamente nuova, che bisogna vivere giorno per giorno e se il tuo evento può essere posticipato senza troppi problemi, il mio consiglio è di rimandarlo per avere la certezza di una pianificazione accurata e precisa e dare poco spazio all’imprevedibilità.
Infatti ciò che rende questo periodo ancora più complicato, come se il virus non bastasse, è proprio l’incertezza in cui viviamo… a gennaio gli esperti ci tranquillizzavano, ad inizio febbraio si diceva che eravamo pronti ad affrontare ogni cosa, a fine febbraio sono scoppiati i focolai e abbiamo visto che pronti non eravamo… e il 9 marzo siamo stati messi tutti in quarantena!
Per una come me, che cerca di organizzare tutto, ma proprio tutto, l’incertezza è il grande nemico e quindi provo ad affrontare questa emergenza facendo quello che mi riesce meglio: pianificando e creando più scenari in modo da cercare di seguire delle linee guida. Ed è proprio con questi scenari che vorrei aiutarti a riflettere sul tuo evento
I tre scenari conseguenti all’Emergenza Covid 19 sono:
Evento da Annullare, Evento da Riprogrammare ed Evento in Stand by con eventuale Piano B.
In ogni caso, qualunque scenario corrisponda al tuo, la prima cosa da fare è chiamare tutti i fornitori coinvolti e confrontarsi con loro! Certamente tutti capiranno che la scelta non è colpa di nessuno e quindi, sono convinta, che cercheranno di aiutarti e di agevolarti. Parlando con loro potrai valutare tutte le possibilità che hanno in mente e scegliere assieme come gestire la situazione. Come spiego in quest’articolo i fornitori sono i nostri alleati per l’Evento Perfetto e ritengo che il loro consiglio sia utilissimo anche in questa emergenza.
Fatta questa premessa generale passiamo ora ad analizzare i tre scenari:
Evento da Annullare
L’evento è legato ad una data precisa, ad esempio una festa di compleanno, un anniversario oppure è un evento aziendale o di intrattenimento che si svolge ogni anno in un determinato periodo, come una fiera, e spostarlo comporterebbe maggiori problemi che opportunità.
In questo caso è necessario, in prima battuta, prendere in mano i contratti e contattare i fornitori. Specie se l’evento è una tantum (la grande festa per i 50 anni) e se si sono già versate cospicue caparre, sarà importante discutere con i propri supplier per trovare una soluzione che possa essere win – win, in una situazione difficile come questa. Tuttavia tenete sempre presente che avendo firmato un regolare contratto potrete avvalervi dell’art. 1463 del codice civile che regola i rapporti con prestazioni corrispettive e che parla di “impossibilità sopravvenuta”.
L’emergenza Covid rientra esattamente nelle cause di forza maggiore che provocano l’impossibilità totale e, come spiega molto bene in questo post . Michela Tombolini, l’art.1463 recita “Nei contratti con prestazioni corrispettive, la parte liberata per la sopravvenuta impossibilità della prestazione dovuta non può chiedere la controprestazione, e deve restituire quella che abbia già ricevuta, secondo le norme relative alla ripetizione dell’indebito.”
Tutto ciò significa che, se il Coronavirus e i decreti hanno causato l’annullamento del tuo evento, i tuoi fornitori saranno tenuti a restituirti le caparre, trattenendo solo la parte di lavoro già svolto.
Ad esempio, la tipografia che non ha ancora stampato gli inviti, ma ti ha già fatto le grafiche tratterrà dalla caparra il costo per il lavoro svolto dall’graphic designer. Il fotografo, invece, la cui prestazione è legata soltanto alla giornata dell’evento, dovrà restituirti l’intero importo.
Attenzione però: questo articolo ti è utile solo se c’è un contratto firmato e l’impossibilità è totale. Quindi: non disciplina i contratti per eventi che si dovranno svolgere in date successive a quelle indicate nei DPCM, in quel caso se l’evento è annullato per precauzione è una tua scelta e la caparra non potrà essere restituita.
Chiarito cosa fare con i fornitori, parliamo degli invitati e degli altri soggetti coinvolti che dovranno essere tempestivamente informati della decisione di annullare l’evento. Tale informazione può essere generica, tramite i social o sulla pagina dell’evento (se ne avevate creato una), ma io consiglio che sia ad personam. Penso che in un momento in cui i contatti sociali mancano sia più bello e più elegante contattare personalmente i partecipanti. Ciò sarà ancora più utile se il tuo evento ha cadenza annuale e il prossimo anno ci sarà comunque la nuova edizione.
Evento da Riprogrammare
Ecco il secondo caso che si applica in eventi importanti che possono essere posticipati come matrimoni, battesimi, ma anche lanci di nuovi prodotti.
Anche in questo scenario è fondamentale il confronto con i fornitori. La sinergia con il proprio team è imprescindibile per poter riprogrammare l’evento al meglio, in una data consona per tutti. Inoltre, sono convinta che ognuno di loro cercherà di minimizzare gli inconvenienti dando una mano alla riuscita della manifestazione.
Ovviamente dovrai prepararti a trovare qualche piccolo compromesso per riorganizzare il tutto. Dovrai mediare tra i tuoi desideri e le tue aspettative, le esigenze dei fornitori e le nuove disponibilità. Ci saranno senz’altro cambiamenti di programma, ma se saranno gestiti con professionalità e coinvolgimento, sono convinta che si troveranno le soluzioni migliori.
Anche in questo caso dovrai contattare tempestivamente i partecipanti, ai quali magari avevi già mandato gli inviti. Vale sempre la regola che il contatto personale, una chiamata o un sms ad hoc, sono la strada migliore in questo momento, ma bisogna anche pensare ad un modo per rettificare gli inviti ufficiali, se questi sono già stati stampati ed inviati. Senza rifare tutto alcune tipografie propongono di cambiare la data con un piccolo adesivo, nel caso in cui l’invio non sia ancora avvenuto, oppure suggeriscono la creazione di un file digitale, un save the date, in linea con il fil rouge dell’evento da inviare via mail o tramite whatsapp ai partecipanti.
Evento in Stand by con eventuale Piano B
Eccoci arrivati all’ultimo caso che riprende quasi in toto il precedente. Se la data del tuo evento è in un mese dove si può supporre che saremo usciti dal lock down, ti consiglio di mantenere come piano A la data designata e continuare l’organizzazione come prestabilito, ma essere sempre pronti ad un eventuale cambio di rotta, nel caso le cose si complicassero.
Quindi, parlare con tutti i fornitori e studiare assieme una nuova data, valutare già tutti i possibili cambiamenti e pianificare le eventuali variazioni in modo da arrivare preparati ad ogni eventualità.
In questo scenario penso sia anche importante pre-allertare gli invitati soltanto a voce, sarà l’occasione per parlare con loro e, casomai, farci un Aperitivo Social assieme.
Per concludere, la mia regola è NO PANIC: valuta tutti gli scenari e le tue possibilità. Un’ulteriore scelta può essere quella di affidarsi ad una professionista che ti possa aiutare ad esaminare le tue opzioni, coordinare tutti i fornitori, trovare una possibile nuova data che vada bene per tutti, essere sicuri che sia tutto a posto e non trascurare di nessun particolare.
Pensa che al momento della riapertura, che sarà con il botto per recuperare il tempo perso dopo più di un mese di stop forzato, tornare alla tua solita routine sarà stressante e molto impegnativo. Nei tuoi panni, considererei l’idea di cercare l’aiuto di qualcuno specializzato per supportarti nei preparativi, per riordinare le idee e gestire gli ultimi intoppi prima del grande giorno…
Se ti facesse piacere, ti basterà commentare questo articolo per ricevere una consulenza gratuita e mirata. In questo periodo ognuno di noi cerca di fare la sua parte ed io voglio mettere a disposizione il mio tempo e la mia esperienza per poterti dare una mano.
